Za pojam standardizacije se vezuje više definicija. Prema Zakonu o standardizaciji (Sl. glasnik R. Srbije 36/2009), standardizacija je skup koordiniranih aktivnosti na donošenju standarda i srodnih dokumenata. Sanders, standardizaciju definiše kaoaktivnost koja se sastoji od procesa stvaranja pravila za sistematski sređen pristup nekoj posebnoj aktivnosti radi dobrobiti svih zainteresovanih i njihove saradnje, a posebno za unapređenje optimalne opšte ekonomičnosti.
Standardizacija je aktivnost u svim oblastima rada preduzeća kojima se povećava efikasnost putem unifikacije i uprošćavanja. Standardizacija može da ima jedan ili više ciljeva koji omogućavaju da proizvodi, procesi i usluge budu usklađeni sa svojom namenom.
Rezultat standardizacije jesu standardi koji predstavljaju zvanična dokumenta.
Standard je dokument, utvrđen konsenzusom i odobren od priznatog tela, kojim se utvrđuju, za opštu i višekratnu upotrebu, pravila, smernice ili karakteristike za aktivnosti ili njihove rezultate, radi postizanja optimalnog nivoa uređenosti u datom kontekstu.
Standardi nastaju i razvijaju se kao rezultat dostignuća u nauci i tehnici, kao i na osnovu iskustva, dobre prakse, u svim oblastima.
Korišćenjem standarda u proizvodnji i pružanju usluga povećavaju se efikasnost i efektivnost procesa i podiže kvalitet usluga, čime se istovremeno izlazi u susret potrebama korisnika proizvoda i usluga i doprinosi podizanju nivoa njihovog zadovoljstva.
U svom radu organizacija ili pojedinac može obavljati svoju delatnost u skladu sa relevantnim standardom, te u skladu sa tim i da usluga ili proizvod kao rezultatat obavljanja delatnosti, takođe, bude u skladu sa relevantnim standardima. Odluku o implementaciji nekog standarda u svom poslovanju donosi najviše rukovodstvo organizacije, a potvrda o uspešnoj implementaciju dobija se putem postupka sertifikacije.
Znači, sertifikacija predstavlja postupak utvrđivanja da proizvod, usluga, organizacija ili pojedinac ispunjavaju zahteve relevantnog standarda. Postupak se završava zvaničnom potvrdom – sertifikatom o usaglašenosti, i upisom imaoca sertifikata u relevantan registar.
Sertifikat predstavlja pisanu garanciju izdatu od strane nezavisnog sertifikacionog tela, koji se izdaje nakon što se proverom utvrdi da je određeni sistem, proizvod ili usluga u skladu sa zahtevima navedenim u standardu.
Kod sertifikacije, bitno je napomenuti da, u skladu sa potrebama, najviše rukovodstvo organizacije donosi odluku o obimu sertifikacije, tj. da li će se sertifikovati svi procesi unutar jedene organizacije ili samo deo procesa, na jednoj, više ili svim lokacijama organizacije. Sertifikacijom samo dela procesa ne znači da ostali procesi ne ispunjavaju zahteve relevantnog standarda. Naprotiv, organizacija može i treba da teži da, nesertifikovane procese, uskladi sa zahtevima standarda kako ne bi postojala potencijalana ugroženost sertifikovanih procesa, a samim tim i opsanost od povlačenja sertifikata.
